Réaliser un ERP sur mesure alors qu'il existe des solutions sur étagère est un choix audacieux !
Et pourtant, cette décision stratégique a permis à une entreprise Normande de rénover en douceur son SI sans bousculer tous ses processus métier.
Le client : un spécialiste de la logistique industrielle
La Société Industrielle de Normandie (SIN) est une PME familiale d'une quarantaine de salariés spécialisée dans la logistique industrielle.
Elle intervient principalement sur le site d'Orano, un centre de retraitement des combustibles nucléaires usés, pour y réaliser des prestations variées nécessitant un savoir-faire spécifique : échafaudages industriels, calorifugeage, peinture industrielle ou transport de matériel sur site.
Avec la croissance de son activité, l'entreprise s'est retrouvée limitée par son système d'information vieillissant, constitué d'applications Windev et de fichiers Excel qui ne communiquaient pas entre eux.
L'entreprise a donc décidé de refondre son système d'information en se dotant d'un ERP sur-mesure, adapté aux spécificités de son métier, pour gérer l'ensemble de ses affaires, chantiers, ressources et plannings.
Un développement collaboratif au plus proche des utilisateurs
L'entreprise SIN ne dispose pas de compétences informatiques en interne ni d'un cahier des charges précis. C’est pourquoi nous avons opté pour une approche itérative afin de concevoir cet ERP :
- Interviews des principaux utilisateurs pour comprendre leur métier, leur mode de fonctionnement et identifier leurs besoins et points de blocage.
- Observations sur le terrain et participation aux réunions opérationnelles.
- Rédaction de scénarios d'utilisation couvrant le cycle de vie complet d'une affaire.
- Développement par cycles courts de l'application, avec une nouvelle version livrée tous les 15 jours intégrant les retours utilisateurs. Cette approche permet de s'assurer que l'ERP répond en permanence aux besoins réels des utilisateurs et de corriger rapidement d'éventuels problèmes ou incompréhensions.
Au total, 80 jours ont été nécessaires pour concevoir et livrer en production un ERP entièrement adapté aux processus métiers de SIN et adopté par l'ensemble des collaborateurs.
Au moment de sa mise en production, le logiciel développé comporte :
- Un frontend de 15 000 lignes de code (Typescript, React, Ant Design).
- Un backend de 21 000 lignes de code (Typescript, Node.js, Express) et 36 tables en base de données (PostgreSQL, Prisma).
- 275 tests automatiques pour garantir la non-régression.
Des défis techniques et organisationnels surmontés
Le projet a présenté deux défis principaux :
- La complexité du métier de logistique industrielle qui a nécessité une collaboration étroite avec les équipes métiers pour concevoir un outil adapté, intuitif et ergonomique.
- Des exigences techniques particulières comme l'intégration avec l'environnement Windows qui ont demandé des développements spécifiques : synchronisation avec l'arborescence du système de fichier, exports Excel.
Nous avons relevé ces défis en travaillant en synergie avec les métiers. Notre façon de travailler ensemble s'est déroulée en plusieurs étapes qui se répétaient régulièrement :
- D’abord l'écoute des besoins des utilisateurs.
- Puis on imagine ensemble des solutions adaptées à ces besoins...
- ...qui sont rapidement codées dans l'outil et présentées aux utilisateurs.
- On recueille ainsi les avis sur les fonctionnalités développées, et on améliore si besoin.
Ce cycle d'écoute, de proposition, de mise en place et de retour d'expérience nous a permis d'affiner progressivement l'ERP pour qu'il réponde parfaitement aux attentes des équipes.
La forte implication des utilisateurs, malgré leur charge de travail, a été essentielle à la réussite du projet. Leur participation active à chaque étape de ce cycle a permis de construire un outil véritablement adapté à l'organisation de l'entreprise et aux exigences particulières d'intervention imposées par Orano.
Des fonctionnalités clés pour simplifier la gestion des affaires et renforcer la productivité de SIN
La liste des fonctionnalités de l'ERP n'a pas à rougir d'une solution beaucoup plus coûteuse.
Depuis la proposition commerciale, jusqu'à la constitution des bilans RH, tout le cycle de vie d'une affaire est piloté.
- Gestion des clients : L'ERP intègre un module de gestion des clients permettant de centraliser les informations essentielles sur chaque client, comme les coordonnées, les contrats et les affaires en cours. Cette base de données centralisée facilite le suivi et la gestion des relations avec les clients.
- Pilotage des affaires : L'ERP est organisé autour de la notion d'affaires. Une affaire comporte un ou plusieurs chantiers. Elle est pilotée par un responsable dédié qui pilote le budget, alloue les équipes, et fournit des états d'avancements au client.
- Création des devis : L'ERP permet d'automatiser le processus de création de devis en calculant automatiquement les prix des prestations en fonction des caractéristiques enregistrées par le chargé d'affaires et d'une bibliothèque de barèmes. Cette fonctionnalité permet un gain de temps significatif par rapport à la création manuelle des devis.
- Suivi des chantiers : L'ERP inclut un générateur de documents essentiels aux chantiers d'échafaudage, comme la fiche de vie du matériel qui permet de suivre l'historique et l'état du matériel utilisé, ou encore les documents d'autorisation d'accès au chantier et les plans de prévention des risques. L'ERP permet également de suivre le déroulement du chantier avec les dates clés, la location de matériel, les éventuels retards dans la livraison ou le montage des échafaudages.
- Constitution des plannings des équipes : L'ERP intègre un système visuel et intuitif pour la gestion des plannings. Les activités sont représentées sous forme de blocs que l'on peut facilement déplacer sur un calendrier interactif. Avec ce sytème de drag-and-drop à la façon d'un Trello collaboratif, le planning journalier est plus simple à élaborer !
Chaque bloc contient les informations de l'activité : chargé d'affaires responsable, chantier concerné, véhicules nécessaires et horaires précis. L'outil vérifie automatiquement la disponibilité des ressources et alerte en cas de problème de planification, comme un véhicule est déjà assigné à une autre activité sur le même créneau horaire.
Les plannings peuvent être exportés vers Excel pour être imprimés et partagés facilement avec les équipes. - Gestion des tâches : L'ERP permet de suivre l'avancement des tâches et de générer des bilans d'affaires précis.
- Calcul des factures : des bilans d'affaires calculent automatiquement toutes les tâches et locations facturables sur une période en exploitant les compte-rendus d'activités. L'ERP facilite la génération des factures en s'appuyant sur ces bilans lorsqu'ils sont validés par les clients.
- Gestion des bilans RH : L'ERP intègre des fonctionnalités de gestion des ressources humaines en facilitant la création des fiches de paie, grâce notamment à la gestion des heures supplémentaires et des astreintes, ce qui permet un suivi complet des équipes.
Ces fonctionnalités, auparavant réparties dans plusieurs outils et fichiers Excel, sont maintenant intégrées sur une seule base de données regroupant le cycle de vie d'une affaire. Aucune donnée n'est dupliquée, facilitant ainsi le travail collaboratif des équipes depuis la gestion des clients jusqu'à la facturation, en passant par la planification des chantiers et la gestion des ressources.
L'automatisation des processus et la centralisation des données permettent un gain de temps et une meilleure visibilité des activités de l'entreprise pour tous les métiers : avant-vente, management opérationnel, appui sécurité et qualité, gestions administrative et comptable.
Bilan et perspectives
Au-delà des gains d'efficacité opérationnelle permis par cet ERP collaboratif, le projet a aussi eu pour bénéfice d'amener l'entreprise à harmoniser ses processus de travail, sans toutefois les contraindre à l'outil.
Contrairement à d'autres solutions plus coûteuses, c'est le logiciel qui s'est adapté à l'organisation de l'entreprise, dans une démarche de simplification et de recherche d'efficacité.
La pérennité du logiciel est assurée par l'utilisation de technologies open-source ultra répandues (React, NodeJS, Postgres) qui garantissent la transférabilité du code source. L'ERP représente un investissement stratégique qui fait partie du patrimoine de l'entreprise.
La mise en production n'est donc pas une fin en soi. Elle marque plutôt le début d'un partenariat à long terme. Nous continuons à accompagner SIN au-delà de la livraison initiale, en faisant évoluer l'outil en continu pour répondre aux besoins émergents.
Nous endossons ainsi un rôle de département informatique externalisé, travaillant conjointement avec les équipes de SIN pour assurer une amélioration continue de leur système d'information.
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