Selon une étude d'Accenture, jusqu'à 60% des dépenses logicielles des entreprises sont englouties par la maintenance plutôt que par l'innovation, transformant, en silence, les systèmes informatiques en gouffres financiers.
Notre mission auprès d'Arkeaweb illustre comment une approche méthodique de la maintenance peut transformer un héritage technique en avantage stratégique. Et comment un regard neuf peut apporter valeur ajoutée et optimisation, même sans avoir créé le code d'origine.
Le client : un éditeur spécialisé dans l'archivage numérique
Arkeaweb est une PME spécialisée dans l'archivage numérique, qui accompagne depuis plus de 30 ans les collectivités territoriales et les entreprises dans la gestion de leurs fonds documentaires. Leur solution SaaS "Arke Neo" permet aux municipalités et administrations locales d'organiser, stocker et retrouver leurs archives, qu'elles soient physiques ou numériques.
Le logiciel aide à respecter les exigences réglementaires spécifiques à l'archivage public, notamment concernant les durées de conservation des documents qui varient selon leur nature.
Anne Lefranc, Directrice d'Arkeaweb : "Notre solution est vitale pour les collectivités que nous accompagnons. Plus qu'un simple outil de gestion, Arke Neo est le gardien de la mémoire administrative des communes. Quand j'ai repris la direction, ma priorité était d'assurer la pérennité de ce service essentiel tout en le faisant évoluer pour répondre aux nouveaux enjeux du numérique."
Le besoin : assurer la pérennité d'un outil critique
L'agence à l'origine du développement du logiciel d'Arkeaweb recherchait un prestataire pour reprendre la tierce maintenance applicative. L'objectif était d'assurer la continuité de service, afin de maintenir et faire évoluer un outil utilisé quotidiennement par de nombreuses collectivités.
Chez Arkeaweb, la gestion d'un fonds d'archives pour une collectivité locale tient une place centrale. Les services doivent pouvoir accéder rapidement à l'information recherchée et dans certains cas la rendre disponible aux concitoyens.
La prestation de TMA (Tierce Maintenance Applicative) proposée par Camilab comporte deux volets principaux :
- Corriger les bugs et problèmes techniques pour garantir la continuité de service.
- Développer de nouvelles fonctionnalités pour répondre aux besoins évolutifs des utilisateurs.
Une reprise technique en douceur
Le première étape pour reprendre sereinement du code développé par d'autres développeurs consiste à auditer le système existant. Cette analyse a révélé plusieurs points d'amélioration. C'est toute la force du regard neuf : en reprenant le code de quelqu'un d'autre, on décèle rapidement des opportunités d'optimisation !
Optimisation des coûts d'infrastructure
Premier constat : l'entreprise payait mensuellement 300 dollars à Amazon Web Services pour l'hébergement de son SaaS. Mais en analysant le détail, l'infrastructure était clairement surdimensionnée par rapport aux besoins réels.
Une simple migration d'hébergeur a permis de réduire les coûts d'exploitation, divisant la facture par 10, tout en maintenant les performances du système.
Anne Lefranc, Directrice d'Arkeaweb : "La première surprise a été la réduction de nos coûts d'hébergement. Cette économie immédiate a renforcé ma confiance dans son approche pragmatique et son expertise technique."
Renforcement de la sécurité
L'audit a également révélé des fragilités en matière de cybersécurité. Notre vigilance sur ces aspects m’a permis d'identifier des risques potentiels sans attendre que le client les signale. En matière de sécurité, les archives publiques présentent un paradoxe intéressant : leur accès physique est soigneusement contrôlé, mais leur gestion numérique mérite une attention particulière, surtout lorsqu'il s'agit de documents uniquement disponibles en version électronique.
Architecture technique évolutive
Le système repose sur les technologies suivantes :
- Backend : Ruby on Rails
- Frontend : React avec Bootstrap
- Moteur de recherche : Elastic Search
Sans bouleverser l'architecture existante, les améliorations ont été apportées graduellement. Ma philosophie : pas de big bang, mais un refactoring progressif au fil des nouvelles fonctionnalités.
La modularisation du code a été une priorité. Dans ces frameworks tout intégrés, la tendance est souvent de créer de gros modules multifonctions. J’ai privilégié un découpage en petits modules à responsabilité unique, suivant les bonnes pratiques d'ingénierie logicielle. Cette approche facilite la maintenance future et réduit les risques lors des évolutions.
Cette démarche de refactoring progressif mérite réflexion : souvent, les entreprises hésitent entre maintenir l'existant ou tout reconstruire. L'expérience montre qu'une troisième voie est possible, celle d'améliorer progressivement sans perturber l'existant.
Des fonctionnalités enrichies pour répondre aux besoins métiers
Le métier d'archiviste s'est révélé bien plus complexe que l'image réductrice qu'on pourrait en avoir. Il nécessite une culture générale impressionnante, des compétences en histoire et une connaissance approfondie des exigences réglementaires et textes de loi. Cette immersion dans le métier est un incontournable pour développer des fonctionnalités adaptées aux besoins des archivistes et des collectivités.
Anne Lefranc, Directrice d'Arkeaweb : "Ce qui m'a le plus marquée dans la collaboration avec Hervé, c'est sa volonté de comprendre notre métier. Il a pris le temps de saisir les subtilités du travail d'archiviste. Ce n'était pas juste une prestation technique, mais un vrai partenariat où il cherchait à améliorer concrètement le quotidien de nos clients."
Amélioration de la recherche documentaire
Le moteur de recherche a été enrichi pour prendre en compte davantage de contextes. Par exemple, il est maintenant possible de rechercher par lieu de stockage physique, comme tous les documents conservés dans une salle d'archives spécifique. La recherche s'approche désormais du langage naturel, permettant des requêtes plus intuitives et contextuelles, y compris la reconnaissance de synonymes.
Gestion massive d'archives
Camilab a implémenté la sélection multiple pour effectuer des modifications en masse sur plusieurs dossiers d'archives simultanément, fonctionnalité absente de la version initiale.
Cette fonctionnalité transforme le quotidien des archivistes. Par exemple, lors du déménagement d'archives d'un sous-sol vers un bâtiment dédié, il faut mettre à jour la localisation de centaines de dossiers. Auparavant, cette opération nécessitait une modification manuelle document par document. Notre solution permet désormais de sélectionner tous les documents concernés selon divers critères et d'appliquer le changement en une seule opération.
Ces "victoires faciles", identifiées en interviewant directement les utilisateurs, font gagner un temps précieux aux archivistes dans leurs tâches quotidiennes.
Rattachement de documents numériques
La numérisation des documents des collectivités se généralise. Les célèbres "boites en cartons" alignées sur les rayonnages s'accompagnent désormais de lieux de stockages dématérialisés facilitant la consultation des archives.
Une des évolutions prioritaire a donc consisté à pouvoir rattacher de grands volumes de documents numérisés, avec des performances optimales mais compatibles avec les exigences de sécurité.
Import de données existantes
Pour faciliter la migration depuis d'autres systèmes, Camilab a développé des passerelles d'import. Ce point est stratégique pour le développement commercial d'Arkeaweb : lorsqu'une mairie dispose déjà d'un système d'archivage ou gère ses archives via Excel, la migration des données devient un facteur décisif dans le choix d'une nouvelle solution.
Ces outils d'intégration ont pu être mis en place rapidement, avec des délais et des coûts bien moindres que ce qu'aurait proposé une structure plus importante. L'agilité d'une petite structure permet de prendre des initiatives que certaines organisations plus grandes ne peuvent pas se permettre, tout en maintenant un niveau de qualité élevé. Cette réflexion sur l'interopérabilité et la migration de données est souvent négligée dans les projets informatiques, alors qu'elle constitue un argument commercial de poids.
L'IA comme accélérateur de valeur pour le client
L'une des innovations de cette mission de TMA a été l’utilisation des assistants IA pour accélérer la compréhension d'un framework peu familier.
Les assistants IA font aujourd'hui partie de l'arsenal d'outils de tous les développeurs. Ils permettent de consacrer plus de temps aux aspects stratégiques de la mission. Ces technologies nous ont aidés à naviguer rapidement dans les spécificités de Ruby on Rails, sans que nous ayons à passer des semaines à explorer chaque recoin du framework.
Le véritable bénéfice pour ce client est là : chaque euro investi dans la prestation a servi directement à sécuriser et améliorer le produit, plutôt qu'à financer l’apprentissage des détails techniques d'un langage ou d'un framework. L'expertise métier et l'architecture logicielle sont les éléments qui créent réellement de la valeur.
Cette approche illustre ma vision du développement moderne : utiliser les outils disponibles pour maximiser l'impact de notre expertise sur le résultat final. L'IA reste un assistant qui augmente nos capacités, tandis que la conception, les décisions architecturales et la compréhension des besoins métiers demeurent au cœur de notre valeur ajoutée.
Cette révolution dans le développement logiciel repositionne notre métier : les compétences les plus valorisées ne sont plus la seule maîtrise d'une technologie spécifique, mais surtout la capacité à comprendre les besoins métiers et à concevoir des architectures solides.
Déploiement et automatisation
Pour garantir la qualité des livraisons et minimiser les risques, j’ai mis en place une chaîne d'intégration continue. Chaque modification déclenche l'exécution automatique des tests, puis le déploiement sur l'environnement approprié (test, production) avec presqu'aucun temps d'indisponibilité.
Cette automatisation réduit les risques liés aux mises en production et garantit la stabilité du système, un point notable pour un outil utilisé quotidiennement par des services publics.
Bilan et perspectives
Aujourd'hui, la plateforme gère avec fiabilité un volume important de données sensibles :
- 130 collectivités territoriales
- 800 utilisateurs actifs
- 360 000 documents archivés
- Une diversité de types de documents allant des permis de construire aux documents d'urbanisme
Anne Lefranc, Directrice d'Arkeaweb : "Depuis que Camilab a repris la maintenance de notre solution, nous constatons un double bénéfice : d'un côté, une fiabilité du système qui nous permet de nous concentrer sur notre développement commercial, et de l'autre, une capacité d'évolution qui nous donne un avantage concurrentiel."
Pour Arkeaweb, les résultats sont multiples :
- Réduction des coûts d'infrastructure : La division par 10 des frais d'hébergement est une économie directe et immédiate.
- Gain en flexibilité : Notre structure légère permet une réactivité. Des fonctionnalités qui semblaient complexes à mettre en œuvre sont désormais réalisables rapidement.
- Amélioration du quotidien des utilisateurs : Les nouvelles fonctionnalités comme les modifications en masse ont transformé des tâches chronophages en opérations simples et rapides.
- Nouvelles opportunités commerciales : La simplicité d'import depuis d'autres systèmes facilite la conquête de nouveaux clients.
Les perspectives d'évolution se concentrent désormais sur l'archivage numérique natif. Les mairies produisent de moins en moins de papier et de plus en plus de documents électroniques, soumis aux mêmes exigences réglementaires que leurs équivalents physiques.
Cette transformation numérique nous amène à repenser certains processus fondamentaux. Par exemple, la suppression d'un document électronique qui constitue un original ne peut suivre le même processus qu'un simple fichier informatique. Elle doit s'aligner sur le processus d'élimination des archives papier, avec ses bordereaux et ses validations.
Cette réflexion sur la transposition des processus physiques vers le numérique soulève des questions fascinantes sur la nature même de l'information et sa conservation à travers le temps et les supports.
Une collaboration basée sur la confiance
Ce cas illustre comment la reprise d'un code existant peut apporter une valeur ajoutée significative. Sans révolution, mais avec une approche méthodique et progressive, nous avons su :
- Réduire les coûts d'exploitation
- Renforcer la sécurité
- Améliorer les fonctionnalités existantes
- Faciliter l'évolution du produit
"Ce qui fait la force de notre partenariat, c'est la capacité d’Hervé à nous proposer des solutions à haute valeur ajoutée tout en respectant nos contraintes. Contrairement à d'autres prestataires qui cherchent à tout refaire, il a su tirer le meilleur de l'existant tout en préparant l'avenir. Cette approche pragmatique et respectueuse nous a permis d'investir dans des évolutions qui créent vraiment de la valeur pour nos clients."
Cette mission de TMA démontre qu'une expertise technique solide, associée à une compréhension des enjeux métiers, permet d'optimiser un outil critique sans perturber les utilisateurs.
Pour les dirigeants de PME qui s'interrogent sur l'évolution de leur système d'information, ce cas souligne l'importance d'un regard neuf et expert, même sur un code existant, pour identifier des opportunités d'amélioration.
